Každá kancelář produkuje více či méně všelijakých papírů a dokumentů různě důležitých. Některé mohou do koše za pár hodin či dnů, jiné se musí uchovávat podle zákona několik let. Udržet přehled a pořádek není vůbec snadné. Roztřídit papíry podle toho, jak se s nimi bude ještě pracovat, aby se každý dokument mohl snadno vyhledat v případě kontroly nebo nějaké chyby, bude se správnými pomůckami hračka, pro někoho i zábava.
Archivace dokumentů ze zákona
Povinnosti fyzických i právnických osob v oblasti archivace dokumentů jsou uvedeny v zákonu č.499 Sb. o archivnictví a spisové službě včetně sankcí uvedených v §73 a §74 za porušení těchto povinností. Zde je jednoduchý přehled dokladů:
Účetní doklady
- účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
Daňové doklady - 10 let
Personální doklady
- stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
- mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
Hlavně účetní doklady patří do archívu
Papíry, s nimiž se během roku pracuje, máme zpravidla v kanceláři někde po ruce. Orientaci nám usnadní barevné složky a šanony s popisky a rozřazovači umístěné v policích či závěsných boxech. Firma musí mít k dispozici také prostory pro archív, kam se ukládají zpracované dokumenty po zákonem stanovenou lhůtu. Archivaci a organizaci účetních dokumentů je třeba věnovat nejen prostor, ale také čas pro plánování a organizování. Všechny dokumenty musí zůstat po celou dobu čitelné.
Usnadněte si práci v kanceláři a archivu s archivačními pomůckami
Ukládání dokumentů usnadní archivační krabice, stojany, spony a další. Do krabic a boxů uložíte celé šanony, složky i jednotlivé papíry. Moderní plastové boxy se závěsnými systémy jsou velmi praktické. V kanceláři a čekárně využijete stojany na časopisy pro firemní publikace (katalogy, magazíny apod.)
Každý si jistě z nabídky vybere pomůcky, které potřebuje a nejlépe při své práci využije.
